فرآیند برگزاری کنفرانس علمی (ملی/ بین‌المللی) در دانشکدگان مدیریت
راهنمای فرآیند برگزاری کنفرانس علمی (ملی/بین‌المللی) در دانشکدگان مدیریت دانشگاه تهران
نسخه 14050326
مستند به:
- آیین‌نامه برگزاری همایش‌های علمی (22/10/1397)
- رویه‌های اجرایی معاونت پژوهش و فناوری دانشگاه تهران
- پایگاه رسمی سامانه مدیریت رویدادهای علمی - پژوهشی دانشگاه تهران
1. تعاریف و طبقه‌بندی همایش‌ها (مطابق آیین‌نامه وزارت علوم)
- همایش ملی: گردهمایی با مشارکت صاحب‌نظران از سراسر کشور؛ زبان رسمی همایش فارسی است.
- همایش بین‌المللی: با مشارکت نهادهای علمی یا انجمن‌های تخصصی خارجی، زبان دوم الزامی است، حداقل ۲۰٪ از ارائه‌دهندگان باید از خارج ایران باشند و حداقل یک سخنران مدعو خارجی در هر محور الزامی است.
2. الزامات برگزارکننده
- مراجعه به سامانه conference.ut.ac.ir برای مطالعه آخرین نسخه راهنما، آیین‌نامه، فرم‌ها و دستورالعمل‌ها.
- دانشگاه یا مؤسسه برگزارکننده باید دارای مجوز قطعی و رشته تخصصی مرتبط با موضوع همایش باشد.
- تعداد اعضای هیئت علمی تمام‌وقت مرتبط حداقل ۵ نفر برای همایش ملی و حداقل ۱۰ نفر برای همایش بین‌المللی.
- دبیر علمی باید حداقل دارای مرتبه دانشیاری باشد؛ در موارد خاص، با تأیید شورای پژوهشی دانشگاه، مرتبه استادیاری نیز قابل قبول است.
- حداقل ۶۰٪ از اعضای کمیته علمی:
- در همایش‌های ملی: باید از دانشگاه‌ها و مؤسسات خارج از استان تهران (از سراسر کشور) باشند.
- در همایش‌های بین‌المللی: باید از دانشگاه‌ها یا مؤسسات خارج از دانشگاه تهران (شامل داخلی و خارجی) باشند.
3. مراحل دریافت مجوز (در سطح دانشکده و دانشکدگان)
3.1. موافقت گروه آموزشی
- اقدام دبیر علمی: طرح موضوع در جلسه رسمی گروه آموزشی ذی‌ربط.
- صورتجلسه باید شامل اطلاعات زیر باشد:
عنوان و هدف همایش - سطح همایش (ملی / بین‌المللی) - تاریخ دقیق پیشنهادی، اسامی کامل شورای سیاست‌گذاری، کمیته علمی، کمیته اجرایی - فایل پروپوزال همایش - آدرس وب‌سایت همایش در صورت وجود
3.2. موافقت رئیس دانشکده
- اقدام مدیر گروه: ارسال اتوماسیون شامل صورتجلسه گروه و اطلاعات کامل به رئیس دانشکده.
- اقدام رئیس دانشکده: ارسال تأییدیه و تصویر صورتجلسه به معاونت علمی دانشکدگان.
3.3. تصویب در دانشکدگان مدیریت
- اقدام معاونت علمی دانشکدگان: طرح در شورای پژوهشی یا هیأت رئیسه دانشکدگان.
- ارسال تصویر صورتجلسه شورا برای اقدامات بعدی به رئیس دانشکده یا دبیر علمی.
3.4. ثبت اطلاعات در سامانه رویدادهای علمی دانشگاه تهران
اقدام: دبیر علمی
- ثبت اطلاعات در سامانه رویدادهای علمی دانشگاه و دریافت کد پیگیری
- پیگیری وضعیت درخواست در سامانه: تایید شده، تایید نشده، در حال بررسی، تکمیل نشده.
- تکمیل فرم مالی و تطبیق با گزارش دوره قبل (شامل درآمد، هزینه، هزینه ثبت‌نام و سایر منابع مالی).
برای ثبت اطلاعات مالی از مشخصات حساب زیر استفاده شود:
نام حساب: تمرکز وجوه اختصاصی بانک مرکزی
عنوان درآمد: درآمد برگزاری سمینار، کنفرانس و اجلاس، کنگره و همایش پژوهشی
شماره حساب: 4001070103006825
شماره شبا: 830100004001070103006825IR
شناسه واریز: 329070174140107000000003202205
نکته: تکمیل دقیق فرم مالی و تطبیق آن با دوره قبل الزامی است؛ در غیر این صورت درخواست ممکن است برگشت داده شود و صدور مجوز به تأخیر بیفتد.
3.5. ارسال درخواست رسمی جهت اخذ مجوز دانشگاهی
- اقدام دبیر علمی: ارسال از طریق اتوماسیون به معاونت علمی دانشکدگان با پیوست موارد زیر:
کد پیگیری سامانه - فرم تکمیل‌شده سامانه همایش - تصویر صورتجلسه شورای پژوهشی یا هیأت رئیسه دانشکدگان - پروپوزال همایش - تصویر حکم کارگزینی دبیر علمی - جدول اسامی اعضای کمیته علمی و شورای سیاست‌گذاری (شامل: مرتبه علمی، وابستگی سازمانی (دانشگاه یا مؤسسه)، ایمیل سازمانی، تلفن همراه و مستقیم، رعایت الزامات بند 1 و 2
3.6. مکاتبه دانشکدگان با معاونت پژوهشی دانشگاه
- اقدام معاونت علمی دانشکدگان: ارسال مدارک جهت اخذ مجوز رسمی.
4. صدور احکام و مجوز نهایی
- اقدام معاونت پژوهشی دانشگاه: صدور مجوز و احکام دبیر علمی / اجرایی
- اقدام دبیر علمی: آغاز اقدامات اجرایی و اطلاع‌رسانی
5. موارد تکمیلی
5.1. همایش‌های بین‌المللی
- باید در شورای بین‌الملل دانشگاه نیز مطرح و تصویب شود.
- اقدام معاونت پژوهشی دانشگاه: درخواست طرح در شورای بین الملل دانشگاه
- اقدام معاونت بین الملل دانشگاه: طرح در شورای بین الملل و صدور مجوز
- الزام به رعایت کامل شرایط آیین‌نامه وزارت علوم: (زبان دوم رسمی (انگلیسی یا دیگر)، حداقل یک سخنران مدعو خارجی در هر محور، حداقل 20٪ از ارائه‌دهندگان از خارج کشور)
5.2. ثبت در پایگاه ISC
در صورت نیاز به ثبت همایش در پایگاه استنادی علوم جهان اسلام (ISC)، اقدامات زیر باید انجام شود
- اقدام دبیر علمی:
- حداقل ۶ ماه پیش از تاریخ برگزاری، از طریق معاونت علمی دانشکدگان درخواست رسمی را به معاونت پژوهشی دانشگاه ارسال کند.
- ثبت اطلاعات همایش در پنل ISC به آدرس: confs.isc.ac.ir
- بارگذاری اطلاعات همایش‌های پیشین (در صورت دوره‌ای بودن) شامل مجموعه مقالات یا مستندات مربوط به همایش‌های قبلی
- اقدام معاونت علمی دانشکدگان:
- بررسی اولیه درخواست و مستندات دبیر علمی و ارسال آن به معاونت پژوهشی دانشگاه جهت صدور تأییدیه.
6. پیوست های این سند به شرح زیر است:
فرم گزارش همایش دوره قبل
آیین‌نامۀ برگزاری همایش‌های علمی
شیوه نامه برگزاری رویدادهای علمی
فرآیند اخذ مجوز بین المللی رویدادهای بین المللی
فرآیند اخذ مجوز بین المللی رویدادهای ملی
دستورالعمل استفاده از لگوی دانشگاه
7. بازخورد و بهبود مستمر
لطفاً در صورت مشاهده هرگونه ابهام، نقص یا نیاز به اصلاح، بازخورد خود را به ایمیل adousi@ut.ac.ir ارسال فرمایید تا مسیر استفاده آسان‌تر برای سایر ذی‌نفعان هموار گردد.